Comment faire un audit 5S avec votre téléphone intelligent

Vous y êtes presque : les principes du 5S sont bien installés à tous les postes de travail et les bureaux de votre usine puis les employés disposent des outils nécessaires pour travailler efficacement et de façon sécuritaire. La dernière étape? Appliquer de façon récurrente le cinquième S, c’est-à-dire, le suivi (Shitsuke en japonais). Nous avons testé 5 applications pour vous qui vous aideront à accomplir cette tâche.

 

5S, méthode d’organisation des postes de travail

Pour se mettre en situation, jetons-un coup d’oeil à ce tableau afin d’avoir une meilleure idée de ce que sont les 5S et où se situe le suivi par rapport aux 4 autres. Cliquez sur l’image pour l’agrandir et imprimez-là au besoin.

5S, Méthode d'organisation des postes de travail

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Le cinquième S: le suivi

Le dernier des S est souvent perçu comme étant le plus difficile à appliquer, car il implique que l’on doit garder le cap pour maintenir ses bonnes résolutions. Par conséquent, il est souvent le plus négligé.

Nous pourrions comparer cette étape à une personne qui décide de s’entraîner pour se mettre en forme. Elle choisit le meilleur moyen pour arriver à ses fins, établit un plan initial et passe aux actes. Si le plan initial n’est pas respecté et que la personne n’atteint pas ses objectifs, la mise en forme est compromise. Ainsi, l’étape « Suivi » du 5S fait appel à la capacité à se discipliner et à continuer d’appliquer de bonnes pratiques. Sans ce cinquième pilier, l’efficacité des autres S est à risque.

 

Nous avons testé 5 applications pour vous

Afin de faciliter la tâche du gestionnaire qui accompagnera chacun des employés dans l’évaluation de son poste de travail, voici quelques applications pour aider à réaliser l’audit et le suivi après l’audit. Elles peuvent être installées sur un téléphone intelligent ou une tablette.

L’application mobile est un indispensable de l’audit 5S. Il en existe plusieurs pour iPhone ou encore pour Android. Nous en avons analysé quelques-unes pour vous.

 

1- 5S Workspace Audit par Tulip

L’application mobile est un indispensable de l’audit 5S. Il en existe plusieurs pour iPhone ou encore pour Android. Nous en avons analysé quelques-unes pour vous.
(visitez leur site web)

(Source: Tulip (https://tulip.co/app/5s-workspace-audit/)

Tulip offre une panoplie d’outils avec lesquels il est possible numériser des données sur le plancher de production de votre entreprise. Il s’agit d’une plateforme de développement permettant aux organisations de créer des versions spécifiques d’applications, notamment l’évaluation de la qualité, les audits 5S, l’analyse des causes premières et la gestion visuelle.

Voici les fonctionnalités de l’application offerte par Tulip :
● Création d’instructions étape par étape pour votre audit 5S dont les opérateurs peuvent facilement suivre
● Intégration de photos, vidéos, CAD et autres multimédias pour guider les employés dans le processus d’un audit.
● Création facile des formulaires interactifs pour standardiser l’organisation des postes de travail.
● Donne les résultats automatiques de l’audit et suivre le progrès au fil du temps.
● Permet aux opérateurs et superviseurs de fournir une rétroaction.
● Possibilité de connecter vos applis d’audit aux détecteurs loT, telles que la température et l’humidité, afin d’assurer un environnement de travail optimal.
● Vérifie la conformité de l’audit par employé, équipe ou zone et suivre visuellement le progrès au fil du temps.
● La fonctionnalité « Connectors » rend des éléments visibles à l’équipe entière et suivre le progrès des points de suivi.
(Source: Tulip (https://tulip.co/app/5s-workspace-audit/)

 

2- Appli Lean 5S

(visitez leur site web)

L'application Appli Lean
(Source Appli Lean 5S: http://www.apilean.com/appli-lean-5s/)

L’application Appli Lean 5S offre un modèle sous forme de questions et de conseils « sélectionnés parmi les meilleures pratiques mondiales et validés par des experts en Lean Manufacturing. » Contrairement aux autres applications évaluées, il n’est pas possible de personnaliser les questions à même l’application. Vous devez faire appel à l’équipe d’Appli Lean 5S qui le fera pour vous. L’application offre l’avantage d’être disponible en quatre langues : anglais, français, espagnol et portugais.

Voici les options possibles :
● Faire un audit 5S composé de 5 grandes familles de 5 questions, soit 25 questions qui vous orienteront dans vos recherches d’amélioration
● Voir l’évolution dans le temps du résultat de l’audit sur un périmètre donné
● Obtenir des conseils pour faire un chantier 5S
● Configurer les différents auditeurs et les périmètres
● Filtrer les audits déjà faits par périmètre, par observateur ou par date
● Créer une galerie photo associée au périmètre afin de remarquer les évolutions visuelles
● Planifier des contre-mesures avec pilote et délai
● Signaler les écarts corrigés immédiatement
● Définir le temps que vous avez à consacrer à l’audit et être informé du temps qu’il vous reste
● Obtenir une note globale de votre audit 5S et une note détaillée par famille
● Exporter vos rapports vers PDF et vers le format .Fives
● Importer les audits 5S faits sur d’autres appareils dans le format .Fives
● Envoyer d’un clic l’audit par courriel aux destinataires enregistrés au préalable
● Lire l’audit dans la langue de réception.
(Source Appli Lean 5S : http://www.apilean.com/appli-lean-5s/)

3- GoCanvas

(Visitez leur site web)

L’application GoCanvas permet une continuité d’audits qui assurera une constance dans la propreté, l’organisation et l’efficacité de votre lieu de travail. Les audits de GoCanvas s’adaptent à tous les domaines de travail. Il est un outil à considérer pour contrôler la qualité de votre espace de travail de façon continue et soutenue et comme moyen pour assurer que toutes les équipes de travail respectent les standards.

Les applications pour chaque type d’audit peuvent être construites de façon très intuitive et ne nécessitent pas de connaissances poussées ou de programmation. Il suffit de glisser-déposer les items que vous souhaitez retrouver dans votre application et leur donner la forme souhaitée (calculatrice, menu déroulant, cases à cocher, code-barre, calendrier, photos, etc.). Les possibilités sont nombreuses; GoCanvas se démarque à cet égard. La qualité du service à la clientèle est également un atout.

Voici les fonctionnalités principales de cette application :
● App Builder
● Saisie d’image
● Saisie de signature
● Calculs
● GPS
● Lecture de codes-barres
● Paiements mobiles
● Téléchargement de bases de données
(Source : https://www.gocanvas.com/mobile-forms-apps/2983-5S-Audit-Form)

 

4-  iAuditor – par SafetyCulture

Téléchargez l’application sur Google Play
Téléchargez l’application sur App Store

Chez Flexpipe, nous utilisons iAuditor; nous croyons qu’elle figure parmi les meilleures applications offertes sur le marché. Son interface est intuitive et adaptée pour gérer des audits dans différents secteurs et non seulement les audits 5S. Elle se penche également sur la sécurité et les inspections, entre autres. Vous pouvez préparer votre modèle d’audit sur iPad puis l’utiliser sur votre téléphone intelligent. Il existe plusieurs modèles d’audit suggérés dans la bibliothèque de l’application.

Adieu papier! Vous pouvez prendre vos notes à même l’application pour chacun des items de l’évaluation.

Le poste de travail de Gabriel, assembleur chez Flexpipe, est évalué par Rémi, le responsable de l’amélioration continue.

 

Rémi se sert de l’application pour documenter le poste de travail de Gabriel et y ajoute des photos.

Des photos du poste de travail évalué peuvent être prises à même l’application et liées à l’item évalué. Ces photos servent de preuves, mais aussi comme référence pour renforcer la discipline. Elles peuvent également être utilisées comme exemples lorsque vient le temps d’illustrer des situations particulières à l’ensemble de l’équipe lorsqu’installées sur des panneaux d’information.

Le poste de travail de Gabriel.

 


Le poste de travail de Gabriel.

 

Chez Flexpipe, l’audit se fait également sur le poste de premiers soins

Voici les fonctionnalités qu’offrent iAuditor :
● FORMULAIRES PRATIQUES : le concepteur de gabarit « glisser-déplacer » facilite la création de formulaires personalisés
● INSPECTIONS : effectuer des inspections à partir de n’importe quel endroit et sur n’importe quel appareil mobile ou tablette
● FLUX DE TRAVAUX : créer des flux de travaux pour gérer vos procédures d’inspections et de comptes-rendus
● COMPTES-RENDUS ET ANALYSE DE DONNÉES : rapports d’inspection détaillés pour obtenir des aperçus et des solutions à des problèmes plus rapidement
● INTÉGRATIONS : relier iAuditor aux systèmes informatiques de votre entreprise
● SITESNEW : Surveiller comment vos sites fonctionnent en temps réel

Lorsque l’audit est complété, l’application génère un rapport qui comprend la compilation de tous les audits et une liste d’actions à prendre.

Une fois l’audit complété, le rapport peut être facilement envoyé par courriel ou encore imprimé pour consultation ultérieure.

 

La perception d’un audit 5S

Les gestionnaires ont tout à gagner en présentant une image positive d’un audit 5S. Il ne s’agit pas ici d’effectuer un contrôle, mais plutôt de faire respecter des standards établis. Il doit être perçu comme une façon de faciliter le travail.

Ce poste de travail a été épuré suite à un Kaizen chez Flexpipe.

Nous en avons discuté avec Éric, chef d’équipe et assembleur chez Flexpipe. Pour lui, l’audit prend tout son sens suite à une formation sur les 5S. Il a participé très activement à la standardisation des postes de travail. Son travail est tellement plus efficace depuis les actions de standardisation prises, car son temps de production a réduit de manière significative. Lui qui marchait entre 5 et 6 km par jour sur le plancher de production n’en marche désormais qu’entre 3 et 3,5 km. Puisqu’il y a moins de manutentions, les risques de blessures ont diminué. Il est convaincu que les audits sont nécessaires pour préserver les bénéfices de tels progrès.

Éric, chef d’équipe et assembleur à son poste de travail chez Flexpipe.

Éric termine son témoignage ainsi: « Dans le feu de l’action, on a tendance à choisir la voie facile sur l’impulsion du moment. Il est facile de défaire la standardisation implantée et de revenir à ses vieilles habitudes. En bout de ligne, nous n’y gagnons pas au change. Les audits sont là pour nous le rappeler. »

Tout compte fait, le manque de discipline et de rigueur coûte cher aux entreprises manufacturières. Le matériel qui ne sert que très rarement et qui est superflu dans un poste de travail représente des dépenses inutiles. De plus, les accidents de travail coûtent cher en assurances. Il faut donc en conclure que les avantages de maintenir des standards se quantifient en dollars, en énergie dépensée et en espace occupé et sont, par conséquent, non négligeables.

Voyez comment l'un de nos client
a implanté le 5S
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Simon Lejour - Chargé de projets - Ontario