Conseils pour un événement kaizen réussi

Kaizen est un terme japonais qui se réfère à l’amélioration continue et qui renvoie aux étapes progressives à suivre pour optimiser l’environnement de travail et accroître son efficacité. Comme l’explique Martin Boersema de Shoplogix dans cette vidéo, le concept du kaizen a gagné en popularité en Amérique du Nord et plusieurs entreprises ont ainsi commencé à présenter des événements kaizen afin d’améliorer certains de leurs secteurs d’activité précis ou leurs processus.

Qu’est-ce qu’un événement kaizen?

L’objectif d’un événement kaizen est d’apporter des améliorations à un secteur d’activité précis ou à un processus au sein d’une entreprise. Dans le milieu manufacturier, cette initiative comprend la tenue d’une réunion souvent échelonnée sur quelques jours et menée par un facilitateur kaizen auprès des opérateurs et superviseurs de l’entreprise. Cette réunion vise à analyser le processus actuel et à cibler des améliorations possibles.

Comment organiser un événement kaizen réussi

Si vous planifiez organiser un événement kaizen, voici quelques aspects clés à garder en tête.

• N’essayez pas de résoudre vous-même le problème.
  Pour comprendre le problème et cibler de bonnes solutions, discutez avec les employés qui connaissent le mieux le processus analysé, soit les opérateurs. Demandez-leur de vous présenter les enjeux auxquels ils font face au quotidien. Leurs réponses vous aiguilleront vers les améliorations les plus adaptées.
• Choisissez soigneusement votre équipe.
  La plupart des participants à votre événement kaizen devraient être activement impliqués dans le processus analysé. Incluez les opérateurs, mais aussi leur superviseur puisque celui-ci chapeautera les changements qui seront instaurés. Il est aussi conseillé d’inviter un employé qui ne participe pas présentement au processus. Cette perspective extérieure apporte souvent un nouveau regard sur l’enjeu en question.
• Comprenez les objectifs de l’entreprise.
  En tant que leader, il est de votre responsabilité d’assurer que les améliorations proposées s’inscrivent dans la lignée des objectifs stratégiques de l’entreprise. Pour ce faire, il est essentiel de trouver un équilibre entre l’optimisation prévue et les besoins de l’organisation. Par exemple, vous pourriez trouver une solution permettant de produire 300 composantes par heure sur la chaîne de production. Toutefois, si seulement 200 composantes sont requises pour la production, ce changement pourrait ne pas être nécessaire et donc ne pas représenter une véritable amélioration.

Comment composer avec les participants réticents

Certains employés seront peut-être réticents à s’investir lors de l’événement kaizen. Ils pourraient considérer que leur processus n’a pas besoin d’être amélioré ou avoir déjà signalé des enjeux auparavant et avoir ressenti de la frustration en constatant que leurs commentaires n’ont pas été pris en considération. Ces employés pourraient avoir l’impression que l’événement kaizen n’apportera pas de solutions.

Le meilleur moyen de faire face à ces réticences est de discuter avec les employés directement dans leur espace de travail. Demandez-leur de vous présenter en détail leur processus et les enjeux qui en découlent. Si des améliorations sont possibles, des pistes de solutions se révèleront probablement lors de cette discussion.

La clé est d’organiser cet échange dans l’espace de travail des employés plutôt que dans une salle de conférence. Les participants à l’événement kaizen pourront ainsi vous montrer concrètement les problèmes auxquels ils font face et vous pourrez par le fait même brosser un portrait complet de la situation.

Un écueil commun lors des événements kaizen

Supposons que vous avez été à la tête d’un événement kaizen réussi qui a mené à des améliorations utiles et à un plan d’instauration, mais que quelques semaines plus tard, vous découvrez que le processus a repris sa forme initiale. Pourquoi? Il s’avère que le responsable n’était en fait pas d’accord avec les changements proposés.

Lors d’un événement kaizen, il est crucial de vous assurer que les responsables approuvent et soutiennent les améliorations présentées, puisque ce sont eux qui décideront si vos recommandations seront respectées. Donc, prenez le temps de leur exposer les bienfaits et avantages de ces changements pour eux, pour leur équipe et pour l’entreprise.

L’influence d’un événement kaizen réussi

Les améliorations qui découlent d’un événement kaizen mèneront finalement à un meilleur rendement de l’investissement pour l’entreprise. Les améliorations plus modestes (activités 5S, par exemple) pourraient ne pas avoir immédiatement une influence marquée sur les résultats financiers, mais leurs effets positifs se feront sentir au fil du temps.

Toutefois, pour les employés, même les plus petits changements ont une influence directe. Du jour au lendemain, ils profitent d’une solution à un problème auquel ils sont confrontés, souvent depuis longtemps. Ainsi, les événements kaizen engendrent généralement une amélioration de la satisfaction et du niveau d’engagement des employés.

À propos de Shoplogix

Grâce à sa plateforme manufacturière intelligente à la fine pointe de l’industrie, Shoplogix aide les acteurs du secteur manufacturier à réduire leurs coûts d’exploitation et à maximiser leur rendement en révélant des occasions d’améliorations de la productivité. Basée à Oakville en Ontario, l’entreprise fait sa marque à l’international grâce à ses bureaux aux quatre coins du monde.

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