10 astuces pour donner vie au travail standardisé

Nos employés sont responsables du succès de l’équipe et la direction est responsable de ses échecs. Il est important d’optimiser pour effectuer un meilleur travail demain. En production, nous utilisons parmi d’autres outils un travail standardisé pour aller plus loin.

Voici 9 astuces de Benoit Chouinard sur la meilleure façon de standardiser votre lieu de travail.

1 – Un esprit organisé dans un espace de travail organisé

Il n’y a rien de mieux qu’un espace bien organisé et un esprit libre pour accomplir un bon travail. Et c’est vrai pour tous les services.

Assurez-vous que vos équipes peuvent compter sur des postes de travail optimisés. Dans la production et l’assemblage, créez des postes de travails qui sont parfaitement adaptés à la tâche. Dans les bureaux, vérifiez que les piles de documents sont rangées à la fin de la journée et n’oubliez pas de tout conserver bien rangé dans votre réseau informatique en effectuant des maintenances régulières.

Prenez des photos lorsque tout est propre et bien rangé pour les utiliser comme références pour de futurs rangements. Menez par l’exemple, car nous exigeons souvent de nous-mêmes ce que nous voulons obtenir des autres. Cliquez ici si vous souhaitez en savoir plus sur la meilleure façon de conserver un espace de travail propre.

2 – Revenez aux bases de votre travail

Dans l’objectif de continuer à vous améliorer, vous devriez toujours vous remettre en question. Pour cela, vos employés sont vos meilleurs alliés. Impliquez-les dans l’amélioration de vos méthodes de travail et discutez-en avec eux.

Vous pouvez suivre ces étapes :

  1.  Découpez votre travail en étapes et numérotez-les
  2.  Discutez de chacune de ces étapes avec vos employés
  3.  Réfléchissez à des moyens d’optimiser chacune de ces étapes
  4.  Appliquez les méthodes de travail améliorées ensemble.

Remerciez les employés de leur participation et de l’expertise qu’ils acquièrent chaque jour en travaillant. Gardez toujours en tête que vos clients achètent ce qu’ils produisent.

3 – Mettez les bases en place et faites-les grandir

Une fois que la charge de travail a été fractionnée, les résultats doivent être posés sur papier. Les thèses de doctorat sont très utiles à la fac, mais sur le terrain, vous devez faire vos preuves. Etablissez les bases de ce qui doit être fait – même si ce n’est pas parfait, cela peut toujours être amélioré avec du temps. De cette façon, vous créez un endroit où vous tirerez le meilleur de l’expérience de vos équipes. L’expérience est la somme de nos erreurs… et pour en tirer parti, vous devez solidifier le savoir-faire. Le marché évolue constamment et l’amélioration est nécessaire pour rester compétitif et pour gagner du terrain.

4 – Donnez les moyens à votre équipe d’accomplir son travail

Pour bien accomplir leurs tâches, vos employés ont besoin de les comprendre. Ne leur montrez pas juste les points de départ et d’arrivée.

Expliquez-leur les détails importants du travail et les raisons pour lesquelles il est accompli de cette façon. De cette manière, vous donnerez du sens et de l’importance à ce qu’ils font.

5 – Le temps standard ≠ le temps moyen

Nous estimons trop souvent la durée d’une tâche. La durée d’une tâche n’a rien à voir avec le temps nécessaire pour compléter une tâche en utilisant des opérateurs variés. Le temps standard est le temps nécessaire pour compléter une tâche spécifique en utilisant les meilleures méthodes connues. L’un dans l’autre, le temps standard est le résultat de l’amélioration de la méthode utilisée pour compléter une tâche.

6 – Le diable est dans les détails !

Parfois, vous pensez que vous avez le contrôle total d’une situation et puis un client se plaint à cause d’un détail qui vous a échappé. Ou alors vous remarquez que vous manquez d’un important outil le mardi soir alors qu’une expédition est prévue pour le mercredi matin. Être bon à 99,9% n’est pas suffisant, parce que les clients sont de plus en plus demandeurs, et nous avons besoin d’exceller en tout temps. En conclusion, impliquez-vous dans chaque aspect en faisant attention aux détails.

7 – Assez du papier !

De nos jours, les appareils mobiles fournissent aux employés un accès direct à l’information. Depuis qu’Apple a lancé les tablettes en 2010, nous nous sommes débarrassés du lourd fardeau de l’archivage, des illustrations, des photos et des vidéos. Visitez www.dozuki.com pour en savoir plus et lisez Documentation Just Became Painless.

8 – Prenez le contrôle de la formation à la tâche

Les procédures de travail sont essentielles mais vous avez besoin de vous assurer qu’elles sont transmises aux employés. Vous êtes responsable du développement des aptitudes opérationnelles de votre équipe et devez leur offrir les ressources nécessaires pour progresser. Vous agissez en tant que pivot entre l’apprenti et le formateur. Développez un plan de formation rigoureux et détaillé, posez des objectifs clairs et suivez la production de chaque salarié toutes les semaines.

9 – Si l’apprenti n’a pas appris, le maître n’a pas enseigné.

C’est une règle assez simple dont on se souvient facilement. Vos formateurs doivent former efficacement les apprentis en leur enseignants les étapes clés de leur travail, en appliquant ces enseignements en pratique, en vérifiant que le travail est correctement effectué et en procédant à des ajustements si nécessaire.

Demandez à vos formateurs d’utiliser les instructions qu’ils ont probablement rassemblées pour eux-mêmes et ne les laissez pas enseigner en utilisant la méthode « essais et erreurs ». Alors, lorsque quelqu’un vous dit que le nouveau ne comprend rien, rappelez-leur la règle 9.

Bonus – mesurez, mesurez, mesurez

Vous avez sûrement déjà mis ça en pratique. S’il s’agit de la responsabilité de la direction de générer des résultats, ses principaux outils sont les indicateurs. La mesure des performances et fondamentale pour la direction comme pour les employés.

C’est simple. Communiquez les résultats d’hier pour mieux présenter les objectifs d’aujourd’hui !

Cet article est écrit en colaboration avec 

Benoit Chouinard, ing.

Associé principal chez Solutions vSmart, expert en amélioration continue et en management d’infrastructures.

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Julien Depelteau - Président

Julien est le président et l’un des cofondateurs de Flexpipe. Il a découvert le lean manufacturing en 2006 et a lancé Flexpipe en 2010. Depuis, il s’est donné pour mission de proposer le système modulaire à de nouveaux marchés en le rendant plus abordable et accessible.